Videoconferencia

El sistema de videoconferencia usa las telecomunicaciones de audio y video para que personas en diferentes lugares puedan unirse. Además de la transmisión oral y visual de la gente, la videoconferencia se puede usar para compartir documentos e información proyectada en una pantalla de computadora.

La videoconferencia puede ser entre dos o más participantes. La reunión entre dos localidades o dos personas se conoce como videoconferencia de punto a punto. Cada participante tiene una cámara de video, micrófono y altavoces instalados en su computadora. Cuando un participante le habla al otro, su voz se transmite por la red de la computadora y permite que el otro participante la escuche. Cualquier imagen que esta frente a la cámara de video aparece en una ventana en el monitor del otro participante.

La videoconferencia multipuntos se usa con tres o mas participantes, quienes se encuentran en un salón de conferencia virtual y se comunican entre si como si estuvieran sentados uno frente al otro. Es útil especialmente cuando se quiere llegar a un grupo grande de personas ubicadas en diferentes zonas geográficas para que puedan participar todos a la vez en una reunión de negocios, una conferencia o seminario.

Por ejemplo, la organización profesional International Association of Administrative Professionals (IAAP) ofrece una videoconferencia durante la Semana del Profesional Administrativo que llega a varias partes del mundo. Esto le permite a grupos de personas ver y escuchar a panelistas hablar sobre un tema.

La videoconferencia también la utilizan las universidades para impartir enseñanza a estudiantes que están tomando clases a distancia. Utilizando la videoconferencia el alumno puede ver al maestro y viceversa; y el alumno puede ver los materiales, ilustraciones y modelos que el maestro presenta.

La técnica de la videoconferencia era muy costosa en sus orígenes. Sin embargo, su costo ha comenzado a trabajar debido, entre otras causas, a las redes de transmisiones de telefonía digital. Aun así, para empresas de tamaño mediano o pequeño el costo de adquirir las piezas de equipos que se necesitan (cámaras de video digital, monitores, micrófonos, bocinas y computadoras) puede ser prohibitivo. Por otro lado, para una empresa grande, con sucursales en varios países y necesidad frecuente de reunirse, el costo de adquirir el equipo será compensado por la economía en los gastos que genera el celebrar reuniones por el método presencial tradicional. De modo que será la frecuencia en el uso y la necesidad de la empresa lo que determine en gran parte si se hace la inversión en el equipo.

Por otra parte, hoy día se puede utilizar servicios como Microsoft NetMeeting mediante el cual se realizan videoconferencias donde los grupos de trabajo usan la Internet y pueden ver sus rostros en pequeñas ventanas en la pantalla y escuchan sus voces a través de la computadora.
Entre las ventajas del sistema de videoconferencia están el buen uso del tiempo y la reducción de costos de viaje, ya sea terrestre o aéreo, las comidas y el alojamiento en hoteles.

Una desventaja de la videoconferencia es que tiene un costo inicial alto, pues hay que adquirir equipos de audio y video. También los proveedores de este servicio aplican sus tarifas por hora, lo cual limita las oportunidades para reuniones creativas y efectivas (brainstorming). Este tipo de reunión tampoco brinda la oportunidad para una interacción previa o posterior a la reunión, lo cual propicia hacer contacto con otros colegas como se hace cuando se llevan a cabo reuniones presenciales.